布瑪索利

會議主持人應該控制時間，讓討論不要離題。邱文仁曾參加過一個長達八小時的會議，當時會議的冷氣出風強，溫度低，手幾乎要發青，會議太長造成血液不流動，也使她有昏昏欲睡的感覺。會議時間太長與會者有可能無法達到記憶的效果，「所以會議的舒適度及時間的掌控也很重要。」

她發現，會議安排中午時段往往會比下班時間好，選擇在中午開會，由於是午餐時間，在開會時準備點心或便當，會使與會者更願意參與。

開會氣氛，也是會議進行時十分重要的元素。她發現，有些企業在開會時，主持會議的人往往是老闆或主管，從頭到尾也只有他們發表意見，使得意見成為一言堂，沒人限制時間的情況下，會議變成老闆的宣導大會。邱文仁認為：「開會時，參與者沒提出意見來達成共識，開會是不夠完整的。」

邱文仁觀察，在開會時，真正能夠清楚表達的人不多，但在會議中參與發表，卻是最容易讓與會者建立觀感的場合。她舉例，在參加會議或主持會議時，若沒準備內容，發表時甚至結結巴巴，「這很容易被同事看輕能力。」在會議前有所準備、提前預演自己的發表內容，甚至思考觀眾發問的問題，才能在會議中有好的表現。

邱文仁說，開會是為了達成彼此的共識，所以會議尾聲，主席應該勾選好有結論的議題，並收斂當日的開會議題，做出一個結論，把沒有結論的部分訂定下次開會日期，會議記錄就成為開會中不可或缺的細節。

她表示：「會議記錄應該於會後寄給所有的與會者，協助開會者收斂議題，記錄也要跟上要進行的下一步。」

她認為，開會除了必須理智和具有邏輯的設計，其中也有諸多必須注意事項，「開會時除了注意細節，流暢的溝通情境，才能讓會議有效率地進行。」

【經濟日報/何秀玲/20110427】